Xin chào các bạn ! Mình là người Việt Nam, năm nay mình 22 tuổi. Mình vừa bắt đầu làm việc tại một công ty ở Nhật Bản. Tuy có rất nhiều công việc cần phải nắm bắt và nhớ kĩ, nhưng mình đang cố gắng và cảm nhận niềm vui trong công việc.

♪Reng reng reng

Ôi, tiếng chuông báo hiệu hết giờ làm rồi ! Phải bỏ rác các tài liệu thừa thải đi thôi…

“Chờ một chút !”

“Dạ ? Sao vậy chị ?”

“Tài liệu đó ghi những gì vậy Mai ?”

“Dạ… Đây là địa chỉ liên lạc với những người đã đến tham gia buổi tiệc ở công ty vào tuần trước ạ. Vì em nghĩ không cần nữa nên em định bỏ rác ạ.”

“Biết ngay mà. Em không được tùy tiện bỏ rác những tài liệu ghi đầy thông tin cá nhân như thế được !”

“Vì sao vậy ạ?”

“Tại Nhật Bản, việc quản lý và bảo mật các thông tin rất quan trọng. Không chỉ thông tin cá nhân, việc quản lý thích hợp và kĩ càng các thông tin quan trọng, hoặc các thông tin mật sẽ tạo ảnh hưởng lớn đến hình ảnh công ty. Nếu để lộ những thông tin mật ra bên ngoài, sẽ không tránh khỏi việc công ty rơi vào tình trạng nguy hiểm. Trên thực tế đã có rất nhiều công ty gặp nhiều trường hợp như vậy. Hoặc nếu có ai nhìn thấy những tài liệu quan trọng bị vứt bỏ một cách tùy tiện, có lẽ đây sẽ là nguồn tin không tốt nếu bị đăng tải lên mạng đấy…”

“Thật như vậy sao chị ? Em hoàn toàn không biết về điều đó. Khi ở Việt Nam, em đã không để ý đến những điều như vậy.”

“Chế độ bảo mật thông tin không chỉ quan trọng đối với các công ty tại Nhật Bản, mà ngay cả các nước Âu Mỹ cũng đang rất ý thức về điều này. Thường thì máy cắt vụn (máy hủy giấy) được sử dụng rất phổ biến, tuy nhiên việc xử lí rác sau khi được cắt vụn rất vất vả, cho nên hiện giờ công ty mình không còn xài nó nữa.”

“Nếu vậy, chúng ta phải làm sao để xử lí các loại giấy chứa đầy thông tin quan trọng ạ ?”

“Hiện giờ công ty chúng ta đang sử dụng “Dịch vụ xóa bỏ tài liệu” này đây !”

“Cái hộp này là gì ạ ?”

“Mình chỉ cần bỏ tài liệu vào máy như thế này !”

“Trong máy này có loại hộp chuyên dùng nằm bên trong, sau khi rác đã được chứa đầy, chiếc hộp sẽ được mang đi xử lí mà vĩnh viễn không thể mở ra thêm một lần nào nữa.”

“Hả ? Vĩnh viễn không thể mở ra nữa ? Vậy nếu mình lỡ bỏ rác nhầm tài liệu thì sao ạ ?”

“Thì chỉ có nước từ bỏ thôi chứ sao. Cho dù có lỡ tay làm rớt điện thoại vào bên trong đi chăng nữa thì cũng đành nói lời tạm biệt thôi nhé.”

“Ôi trời đất… Em sẽ cẩn thận ạ.”

“Sẽ có xe tải riêng để mang những chiếc hộp chứa rác này đi. Nghe nói nó được định vị bằng GPS, nên chúng ta có thể xác nhận được thông tin vị trí chiếc xe tải đi đến đâu luôn đấy.”

“Vậy là chúng ta có thể nắm bắt thông tin ngay cả khi rác được vận chuyển, kĩ càng ghê chị nhỉ !”

“Sau khi được vận chuyển đến nơi xử lí rác thải, chúng sẽ được cho vào chiếc máy xay thật lớn và được làm tan chảy bằng nước, vì thế nên không thể làm hại đến môi trường ! Sau khi tan chảy, rác giấy sẽ được dùng để tái chế 100% thành nguyên liệu giấy carton.”

“Dịch vụ này vừa bảo vệ thông tin lẫn môi trường luôn chị nhỉ ! Những giải pháp như thế này sẽ giúp mọi người trong toàn xã hội nâng cao ý thức bảo vệ môi trường.”

“Được như vậy cũng không biết chừng. Và việc chúng ta quản lý thông tin hiệu quả cũng sẽ tạo sự tin tưởng với các đối tác làm ăn.”

“Nếu chúng ta có thể làm việc một cách thông minh và tích cực, chúng ta cũng cần giỏi giang trong việc quản lý thông tin chị nhỉ !”

Qua việc này, mình đã học được một điều rằng, nếu chúng ta muốn tạo niềm tin cho đối tác hoặc đồng nghiệp và làm việc hiệu quả, quản lý thông tin đúng cách là một việc rất quan trọng. Khi ở Việt Nam, mình đã chưa từng nghĩ đến điều này, nhưng có lẽ từ giờ trở đi mình phải ý thức hơn mới được !